Interessenbekundungsverfahren nach §7 LHO Berlin– Ausrichtung Biesdorfer Blütenfest im Schlosspark Biesdorf

Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin sucht für die Durchführung des nächsten Biesdorfer Blütenfests einen Veranstalter.

Verfahrensdurchführende und entscheidende Stelle
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
– Büro der Bezirksbürgermeisterin –

Auskünfte
Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin
Büro der Bezirksbürgermeisterin
E-Mail, Telefon: (030) 90293-2034

1. Allgemeines
Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf beabsichtigt vor historischer Kulisse im Schlosspark Biesdorf das traditionelle Biesdorfer Blütenfest auch für die kommenden Jahren zu ermöglichen und zu begleiten. Das Blütenfest hat sich über Jahre als imageprägende Veranstaltung mit verschiedenen kulturellen Angeboten etabliert und lockt jährlich viele Gäste, auch außerhalb der Bezirksgrenzen, an. Leider musste das Fest im Zuge und Nachgang der Pandemie einige Jahre aussetzen. Im Mai 2024 wurde unter großem Anklang die Rückkehr des Fests feierlich begangen.

Um die Ausrichtung des kommenden bzw. der kommenden Ausgaben des Blütenfests können sich Veranstalter im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens bewerben. In der Bewerbung sollten neben einem abwechslungsreichem Bühnenprogramm auch weitere kulturelle sowie gastronomische Angebote dargestellt werden. Eigene Ideen können die vom Bezirksamt geforderten Ausrichtungsvoraussetzungen gerne ergänzen. Des Weiteren sind Referenzen über andere vom Bewerber bereits organisierte Feste erwünscht. Das Konzept ist mit einer Lageskizze einzureichen. Ein Lageplan mit den nutzbaren Flächen in Form eines Auszugs des offiziellen Nutzungskonzepts des Schlossparks Biesdorf kann beim Büro der Bezirksbürgermeisterin angefordert werden (siehe Kontaktdaten unten).

2. Ziel
Vorrangiges Ziel ist es, das Fest unter Berücksichtigung seiner Tradition durchzuführen. In den letzten Jahren zeigte sich, dass die Veranstaltung von großem öffentlichem Interesse ist. Das Blütenfest ist ein wichtiges Instrument der Präsentation und überregionalen Bekanntmachung des Bezirks Marzahn-Hellersdorf. Zudem soll es zur Förderung der Integration und dem Austausch von Gruppen und Generationen dienen sowie zur Stärkung des sozialen Zusammenhalts und Vernetzung in der Nachbarschaft und Steigerung der Identifikation mit dieser beitragen.

3. Gestaltungsrahmen/Rahmenbedingungen
Dem Bewerber obliegen die hauptverantwortliche Organisation und Durchführung des Blütenfestes. Zu den Aufgaben des in diesem Interessenbekundungsverfahren zu ermittelnden Bewerbers zählen neben der Veranstaltung des Festes auch:

• Die kostenlose zur Verfügungstellung je eines Präsentationstischs auf der sogenannten Bürgermeile für ehrenamtliche Vereine, Initiativen, und soziale Träger. Das Bezirksamt unterstützt bei der Kontaktaufnahme. Eine Kostenbeteiligung des Bezirksamts zur Ermöglichung dieses Leistungspunkts ist möglich und wird im Rahmen der Kooperationsvereinbarung mit dem erfolgreichen Bewerber verhandelt
• Die zur Verfügungstellung je eines Präsentationstischs für politische Parteien
• Selbstständige Teilnehmerakquise sowie Händlerverträge, -buchhaltung, —zahlungsverkehr
• Die Abstimmung mit den Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf, dem Schloß Biesdorf, der Parkbühne und anderen relevanten Beteiligten
• Gewährleistung der Sauberkeit und Ordnung des gesamten Veranstaltungsgeländes (Zwischenleerung der Müllbehälter während der Veranstaltung, Reinigung der Toiletten während der Veranstaltung, Endreinigung ist obligatorisch)
• Das rechtzeitige Einholen von Genehmigungen und Angeboten sowie die entsprechenden Beauftragungen (z.B. Straßen- und Grünflächenamt, Umwelt- und Naturschutzamt, Ordnungsamt, GEMA, Versicherung, Denkmalschutzbehörde, wetterfeste Technik, Künstler*innen, Marktstände, Verkehrsabsperrungen, Strom, Toiletten, Müllcontainer und Reinigung, Sanitäts- und Sicherheitsdienst)
• Berücksichtigung ökologischer Aspekte bei der Veranstaltungsplanung
  Das Einladungsmanagement, Werbemaßnahmen und die Öffentlichkeitsarbeit, digital als auch analog und entsprechend der Zielgruppen
• Sicherstellung ausreichender, vielfältiger und auch preislich ausgewogener gastronomischer und kultureller Angebote, sowie eines Kinderprogramms
• Bereitstellung zusätzlicher Sitz- und Rastgelegenheiten
• Möglichst einheitliches Auftreten (Dekoration Stände)
• Ein inszenierendes Beleuchtungskonzept kann abgestimmt werden
• Auf- und Abbau des Marktes
• Sicherstellung eines Veranstaltungsleiters/Ansprechpartners vor Ort für den gesamten Zeitraum
• Erstellung eines Sicherheitskonzeptes sowie einer Händlerliste
  Die Belange der Menschen mit Behinderungen sind angemessen zu berücksichtigen. Der Besuch des Festes ist grundsätzlich eintrittsfrei zu gestalten.

Um wirtschaftlichen Erfolg zu erzielen, ist der erfolgreiche Bewerber in seiner Entscheidung der einzubindenden Partner grundsätzlich frei. Es ist aber vorrangig den ortsansässigen Anbietern die Teilnahme an der Veranstaltung zu ermöglichen. Die Anwerbung von Sponsoren ist gestattet.

Das wirtschaftliche Risiko bei der Durchführung des Blütenfestes trägt der Veranstalter. Gegen etwaige Schadensersatzansprüche, die bei der Durchführung des Festes den Besuchern bzw. Dritten entstehen können, hat sich der Veranstalter geeignet zu versichern, so dass der Bezirk Marzahn-Hellersdorf von jeglichen Forderungen freigestellt ist.

Zeitraum
Das Blütenfest sollte im Jahr 2025 im Zeitraum vom 02.05-04.05, 16.-18.05 oder vom 23.-25.05 umgesetzt werden. Der genaue Zeitraum wird in Übereinkunft mit dem Bezirksamt festgelegt. Der jeweilige Freitag ist ein optionaler Veranstaltungstag.

Veranstaltungszeiten:
Am Freitag und Samstag ist eine Veranstaltungszeit bis 22:00 Uhr gemäß der Erteilung entsprechender Genehmigungen denkbar. Am Sonntag ist eine Veranstaltungszeit bis 18:00 Uhr gemäß der Erteilung entsprechender Genehmigungen denkbar.

4. Auswahlkriterien
Antragsberechtigt sind alle natürlichen und juristischen Personen.

Zur nachvollziehbaren Ermittlung eines geeigneten Ausrichters sind folgende
Kriterien mit Punkten zu bewerten.

Bewertung Punkteanzahl

• Kriterien fehlen: 0 Punkte
• Kriterien sind ausreichend: 1 Punkte
• Kriterien sind gut: 2 Punkte
• Kriterien ausgezeichnet: 3 Punkte

Bewertete Kriterien:

1. Allgemeine Qualität des Antrags, mit besonderer Berücksichtigung der optischen Gestaltungsidee, nachhaltiger und vielfältiger gastronomischer und Verkaufsangebote und -konzepte (doppelte Gewichtung)
2. Qualität des beabsichtigten Kinder- und Kulturprogramms
3. Referenzen

Maximale Punktzahl 12

5. Bewerbungsfrist
Bewerbungen müssen bis Freitag, dem 15. November 2024 in einem neutralen, verschlossenen Umschlag beim

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf
Büro der Bezirksbürgermeisterin
Alice-Salomon-Platz 3
12627 Berlin

mit dem deutlich sichtbaren Zusatz
„Interessenbekundungsverfahren Blütenfest“ eingegangen sein.

Nicht ordnungsgemäß gekennzeichnete, unverschlossene oder nicht rechtzeitig eingegangene Bewerbungsunterlagen werden ausgeschlossen. Ggf. fehlende Unterlagen aus der Kategorie „zusätzlich einzureichen“ können nachgereicht werden.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich nicht um die Vergabe eines öffentlichen Auftrages handelt und kein Rechtsanspruch auf Durchführung besteht. Kosten werden nicht erstattet. Das Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin behält sich vor, das Interessenbekundungsverfahren ohne vorherige Auswahl zu beenden, falls die eingereichten Konzepte den Vorstellungen des Bezirksamtes nicht überwiegend entsprechen.

Einzureichende Unterlagen:

• Projektantrag mit Lageplan, inkl. Benennung des Ziels und der Zielgruppe und der Maßnahmen für die Öffentlichkeitsarbeit
• Projektbeteiligte und (angedachte) Kooperationspartner
• Darstellung Eignung (Erfahrung, Gebietsbezug) und Referenzen
• Zeitplanung
• Kostenbeteiligungsvorschlag zur Ermöglichung der kostenlosen Bürgermeile

Zusätzlich einzureichen sind:

• Eigenerklärung zur Eignung Wirt-124
• Besondere Vertragsbedingungen zum Mindestentgelt Wirt-214
• Auszug aus dem Handelsregister in Kopie
• Veranstaltungsversicherung in Kopie mit einer Deckungssumme von 5 Mio. Euro Personen/Sachschäden / 50 Tsd. Euro für Vermögensschäden

Zwecks Übersendung des Nutzungskonzepts des Schlossparks inkl. möglicher bespielbarer Flächen sowie bei Fragen während der Bewerbungsphase melden Sie sich bitte bei:
Büro der Bezirksbürgermeisterin von Marzahn-Hellersdorf
E-Mail, Telefon: (030) 90293-2034

6. Option der Ausrichtung des Blütenfestes für die Jahre 2026 und 2027
Bei erfolgreicher Veranstaltung sowie bei Einhaltung der o. g. Kriterien bzw. bei der ordnungsgemäßen Erfüllung der vom Veranstalter angekündigten Attraktionen/Ideen besteht die Option auf die Ausrichtung des Blütenfestes für die Gesamtdauer von bis zu drei Jahren.